Stato maggiore e supporto: le funzioni discrete che fanno andare avanti l’organizzazione

A cura del dott. Mathias Baitan, direttore generale dell’ISFB

Nel 2009, all’età di 32 anni, ho assunto l’incarico di capo di stato maggiore della Direzione generale della BCGE. A quell’età, trovarsi quotidianamente a stretto contatto con il processo decisionale offre un’occasione rara per comprendere il funzionamento di una banca dall’interno.

Lì ho scoperto come un dirigente analizzi una situazione, valuti diverse soluzioni e concili interessi perfettamente legittimi, ma non sempre convergenti. In una banca, il rapporto tra sviluppo commerciale e gestione dei rischi ne offre un esempio piuttosto naturale.

Ma a cosa serve, in fin dei conti, uno stato maggiore?

Si tende spesso ad attribuire alle funzioni di stato maggiore un ruolo secondario rispetto a quello del dirigente, come se contribuissero direttamente all’elaborazione del suo pensiero strategico. Non facciamoci illusioni. Un dirigente non ha bisogno del proprio stato maggiore per pensare al posto suo, definire la propria strategia o esercitare la propria influenza: il valore dello stato maggiore è spesso molto più operativo di quanto si voglia credere.

Il suo ruolo è un altro: consentire al dirigente di concentrarsi su ciò che rientra realmente nelle sue mansioni.

Prepara gli elementi necessari al processo decisionale, documenta i fascicoli, organizza le decisioni, struttura i rapporti con l’ecosistema e garantisce il follow-up delle decisioni. Soprattutto, tutela una risorsa particolarmente rara: il tempo del dirigente. Quest’ultimo dovrebbe poter dedicare la maggior parte delle proprie energie a riflettere, decidere e prendere decisioni, piuttosto che a mettere in atto personalmente i meccanismi che gli consentono di farlo.

Lo stato maggiore diventa così il garante di un ritmo. Quello quotidiano, affinché le questioni procedano, ma anche quello a lungo termine, per evitare che l’urgenza prevalga costantemente sull’importante. Esso preserva il meccanismo, senza però produrne il contenuto.

Questa distinzione è fondamentale. Infatti, confondere la vicinanza al dirigente con l’esercizio della funzione dirigenziale rappresenta probabilmente uno dei principali rischi di questa professione.

Ce n’è un altro: l’influenza.

Il capo di stato maggiore deve spesso portare avanti determinate questioni con persone sulle quali non esercita alcuna autorità gerarchica. La psicologia sociale ci offre in questo caso un’interessante chiave di lettura. Gli studi di French e Raven distinguono diverse basi del potere sociale, in particolare il potere legittimo, di riferimento e di competenza, ai quali si aggiunge poi il potere informativo.

All’inizio, lo stato maggiore trae inevitabilmente parte della propria influenza dal dirigente a cui fa capo. Ma questa legittimità non basta. Col tempo, deve costruirsene una propria.

Se dimostra che rivolgersi a lui permette di preparare meglio un fascicolo, di risparmiare tempo o di far progredire una decisione in modo più efficace, la sua capacità di influenza assume una natura diversa. Si guadagna progressivamente una duplice fiducia: quella dei vertici e quella dei livelli operativi. Senza di essa, rischia rapidamente di diventare ciò che non dovrebbe mai essere: un ulteriore funzionario burocratico.

Questo ruolo richiede quindi una straordinaria capacità trasversale. Comprendere la strategia senza essere lo stratega. Comprendere i rischi e la compliance senza essere il responsabile del rischio o della compliance. Saper gestire un progetto, affrontare una crisi, interpretare i processi e comunicare una decisione senza sostituirsi alle figure professionali di riferimento.

Questa trasversalità non riguarda, del resto, solo il capo di stato maggiore. Caratterizza più in generale i team di stato maggiore e di supporto, che contribuiscono ciascuno, al proprio livello, a preparare i dossier, coordinare gli attori, strutturare le informazioni e garantire la continuità tra decisione e attuazione. La loro influenza è talvolta meno visibile, ma la loro posizione particolare richiede la stessa capacità di comprendere questioni che vanno oltre il loro singolo ambito di competenza. Lavorare in uno stato maggiore significa proprio imparare a guardare all’organizzazione al di là della propria funzione.